Ztráta rozpracované zakázky nebo archivu starých projektů dokáže studio zastavit na dny, a to i bez jakéhokoliv útoku - stačí selhání disku, chybný přepis souboru nebo omylem smazaná složka. U studií se navíc řeší specifický problém: objem dat. Zálohovat stovky GB až jednotky TB fotografického, video nebo 3D materiálu vyžaduje jiný přístup než zálohování běžných kancelářských dokumentů.
Pravidlo 3-2-1
Zásada 3-2-1 říká: mít alespoň tři kopie dat, na dvou různých typech úložiště, s jednou kopií mimo hlavní pracoviště.
U velkých studiových dat to v praxi znamená například: originál na NAS ve studiu (viz náš článek o NAS a správě velkých souborů), druhá kopie na jiném zařízení nebo poli, třetí kopie mimo budovu - cloud nebo fyzicky jiné místo.
U velkých objemů dat je potřeba počítat s tím, že offsite kopie se nepřenáší přes internet stejně rychle jako po lokální síti - záloha desítek TB do cloudu může při prvním nahrání trvat dny až týdny, další přírůstky (jen změny) jsou už výrazně rychlejší.
Co zálohovat jinak - aktivní projekty vs. archiv
Rozpracované zakázky potřebují častou, ideálně automatickou zálohu - denně, u kritických projektů i vícekrát denně. Tady se nejvíc ztrácí, pokud něco selže uprostřed práce.
Dokončené a předané zakázky je vhodné přesunout do archivu - odděleného úložiště, které se zálohuje řidčeji, ale drží se déle. Archiv zbytečně nezatěžuje hlavní úložiště a udržuje pořádek v tom, co je "živé" a co už je hotové.
Vyplatí se mít jasně danou dobu, po jakou se archiv dokončených zakázek uchovává, a ideálně to promítnout i do komunikace s klientem - kdy a jak dlouho máte jeho data k dispozici pro případné pozdější úpravy.
Obnova dat - to, co se skutečně zálohuje
Záloha, která se nikdy netestovala obnovou, je jen naděje, ne záloha. Vyplatí se pravidelně zkusit reálně obnovit soubor nebo celou složku ze zálohy a ověřit, že to funguje a trvá to rozumně dlouho.
U velkých dat je potřeba počítat s časem obnovy - obnovit pár TB dat z cloudu může trvat výrazně déle než z lokální zálohy. Pokud studio potřebuje být rychle zpátky v provozu, dává smysl mít lokální záložní kopii jako první linii obnovy a cloud či offsite jako pojistku pro horší scénáře.
Zálohy je vhodné mít odděleny i od běžného přístupu - například verzované nebo needitovatelné po nahrání - jako ochranu proti tomu, aby se chyba nebo poškození souboru automaticky přepsalo i do zálohy.
Ochrana proti přepsání a poškození dat
Kromě selhání hardwaru hrozí datům studia i tišší riziko - poškozený soubor, chybný zápis nebo nechtěné smazání, které se stihne rozšířit i do zálohy dřív, než si toho někdo všimne. Proto je vhodné mít alespoň část záložního řetězce nastavenou tak, aby staré verze zůstávaly dostupné i po další zálohovací run - ne aby se každá záloha jen přepisovala přes tu předchozí.
V praxi to znamená kombinaci snapshotů nebo verzovaných záloh (viz náš článek o NAS a správě velkých souborů) s pravidelnou kontrolou, že se zálohovací proces skutečně dokončil - tichý, dlouho nepovšimnutý výpadek zálohování je stejně nebezpečný jako žádná záloha vůbec.
Osvědčuje se také mít někoho v týmu (nebo externího IT partnera), kdo stav záloh pravidelně kontroluje a hlásí, pokud něco neproběhlo podle plánu. Zálohování, které běží "samo od sebe" bez jakéhokoliv dohledu, má tendenci selhat právě ve chvíli, kdy si toho nikdo dlouho nevšimne - a to bývá nejdražší varianta ze všech.
Kam se zálohy hodí propojit
Zálohování dokončených projektů souvisí i s tím, jak se soubory nakonec dostanou ke klientovi - to řešíme v článku o bezpečném předání dat klientovi. Aktivní projekty zase typicky vznikají přímo v Adobe Creative Cloud, kde je potřeba promyslet i verzování na úrovni aplikace - viz článek o správě Adobe Creative Cloud ve studiu.
Nejste si jistí, jestli vaše zálohy skutečně fungují?
Prověříme stávající zálohování nebo ho nastavíme podle 3-2-1 od nuly.