Správa Adobe Creative Cloud ve studiu

Adobe Creative Cloud je páteří většiny grafických studií - Photoshop, Illustrator, InDesign, Premiere Pro, After Effects. Ve chvíli, kdy se z jednoho uživatele stane tým pěti, deseti nebo dvaceti lidí, přestává být administrace licencí jen o instalaci. Řeší se, kdo má přístup k čemu, kde se ukládají soubory a jak se pracuje s verzemi.

Licence pro tým - co zvážit

Adobe nabízí plány pro jednotlivce i pro týmy (Creative Cloud for teams, případně for enterprise). Rozdíl není jen v ceně, ale ve správě - týmové a enterprise plány mají centrální administraci (Admin Console), kde lze přidělovat a odebírat licence uživatelům, sledovat využití a nastavovat oprávnění na jednom místě.

Klíčové je od začátku promyslet, kolik licencí studio skutečně potřebuje a jak se budou přiřazovat - přes named user účet vázaný na konkrétní osobu. Sdílet jedno přihlášení mezi více lidmi je v praxi nespolehlivé - aplikace odhlásí předchozí relaci, jakmile se stejný účet přihlásí jinde - a licenční podmínky Adobe s tím ani nepočítají. I čistě praktická stránka věci tedy mluví pro jednu licenci na jednoho člověka.

Při odchodu zaměstnance nebo příchodu brigádníka na sezónní zakázku je dobré mít jasný proces, jak licenci rychle přesunout - jinak studio buď platí za účty, které nikdo nepoužívá, nebo naopak čeká na uvolnění licence pro nového člověka v týmu.

Správa úložiště v Creative Cloud

Creative Cloud nabízí vlastní cloudové úložiště a synchronizaci sdílených knihoven (Libraries) - barvy, styly, šablony dostupné napříč týmem. To se hodí pro drobné assety, ale pro samotné produkční soubory (velké PSD, video projekty, 3D scény) cloudové úložiště Adobe obvykle kapacitou ani rychlostí nestačí.

Většina studií proto kombinuje dva systémy: Adobe cloud pro sdílené knihovny a drobnou spolupráci, lokální síťové úložiště pro aktivní projekty - o tom, jak takové úložiště postavit, píšeme podrobně v článku o NAS a správě velkých souborů.

Vyplatí se také pohlídat, aby si každý grafik nesynchronizoval to samé na vlastní disk - jinak vznikají duplicitní, nekonzistentní kopie a nikdo přesně neví, která verze je ta finální.

Práce s verzemi

Creative Cloud si u cloudových dokumentů (.psdc, .aic) ukládá historii verzí automaticky. U klasických souborů na síťovém disku je verzování spíš na disciplíně týmu - jasná konvence pojmenování s číslem verze, případně nástroj na verzování mimo Adobe.

Než začnete plně spoléhat na automatické verzování v cloudu, ověřte si, kolik verzí historie skutečně uchovává a jak dlouho. U produkčních zakázek je rozumnější mít vlastní zálohovací a archivační politiku, ne se spoléhat jen na to, co dodavatel softwaru nabízí v rámci předplatného - tomu se věnujeme v článku o zálohování grafického studia.

Freelanceři a externisté

Grafická studia běžně pracují s externisty - freelance grafikem na konkrétní zakázku, brigádníkem přes sezónu, dodavatelem na dílčí část projektu. Otázka, jestli takové osobě zřídit plnou licenci, nebo jí radši dát dočasný přístup jen k potřebným souborům, se řeší v každém studiu jinak, ale vyplatí se mít na ni odpověď připravenou dopředu, ne až ve chvíli, kdy externista nastupuje.

Pokud externista pracuje ve vlastní licenci Creative Cloud (typicky ano - je to jeho pracovní nástroj), studio mu spíš potřebuje zpřístupnit sdílené soubory a knihovny, ne řešit jeho vlastní účet. Naopak pokud má pracovat přímo ve studiové instalaci - na studiovém hardwaru - je potřeba mít pro to samostatnou, dočasnou licenci, kterou lze po skončení spolupráce jednoduše odebrat.

Stejně důležité je po skončení spolupráce odebrat i přístup ke sdíleným knihovnám, cloudovým složkám a síťovému úložišti - ne jen licenci samotného programu. Je to detail, na který se snadno zapomene, a je to zároveň přesně to, co u pravidelného auditu přístupů kontrolujeme jako první.

Bezpečnost účtů

S růstem týmu roste i počet účtů, které mají přístup k firemním datům a knihovnám v cloudu - a s ním riziko, že se někam dostane slabé nebo znovu použité heslo. U týmových a enterprise plánů Adobe má smysl vyžadovat dvoufázové ověření a v ideálním případě přihlašování napojit na firemní identitu (jednotné přihlášení), pokud to studio jinak používá i pro e-mail a další služby.

Praktický přínos je jednoduchý - když se řeší odchod zaměstnance, stačí zablokovat jeden centrální účet, a ne pátrat, kde všude si daný člověk pamatoval heslo.

Kdy volat IT podporu

Migrace na týmový plán, nastavení Admin Console, řízení přístupů podle rolí (junior grafik vs. art director) nebo propojení se souborovým serverem - to jsou věci, které se vyplatí nastavit jednou pořádně, ne řešit provizorně při každém novém zaměstnanci.